ビジネス文書で大事な点(3)


ビジネス文書で大事なポイント

〜だらだらと長い文章を書かない〜

さて、今回の展示会についてですが、日時は平成18年1月21日を予定しており、会場は東京ドームで、弊社は、この展示会で、新商品である「マジックトランポリン」の展示を予定しておりまして、ご来場いただければ、もれなく粗品をプレゼントしていますが、申し訳ありませんが、こちらは先着順となっておりますので、開場が10時予定となっておりますので、ぜひ、お早目のご来場いただくと、弊社営業所長の島も喜ぶと思いますので、当日は、お足元に気をつけて、入り口入りまして向かって左側に進んでいただくと、上のほうに、8番という看板が目印にたっておりまして、そちらが弊社ブースになってますので、お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願いいたします。




ちょっと極端ですが、これに似たような文章を書く人はよくいます。


ビジネス文書は、簡潔に、用件を明確に伝えることが最大の目的です。
上記の例は笑い話ですが、礼儀を重んじるあまり、つい文章が長くなってしまい、かえって読みづらくなることは多々あります。



1つの文を出来るだけ短くする。

箇条書きを効果的に使う。



この2つの点を意識するだけでも、あなたのビジネス文書はキラリと光るものとなります。



ビジネス文書で大事な点(2)


ビジネス文書で大事なポイント

〜結論から書く〜

私も含め、多くのビジネスマンは、時間に追われ業務をこなしております。

そのため、そういったビジネスパースンを相手としたビジネス文書では、簡潔さ、わかりやすさと共に、いかにスピーディに用件を伝えられるかという点も非常に重要なポイントとなります。

推理小説や恋愛小説ならば、「起承転結」という展開が望ましいですが、とかくスピードが求められるビジネス文書では、まず用件、つまり「結」の部分を最初の数行で伝えられるかどうかが、あなたに求められるスキルです。



テクニカルライティング(倉島保美氏の著書紹介)


テクニカルライティング7つの法則

1 総論を先に述べる

2 パラグラフで構成する

3 各パラグラフの冒頭に要約文を置く

4 総論と各論の展開を一致させる

5 1文では1つのことだけを述べる

6 既知から未知の順序で並べる

7 パラレリズム(並列)を守る


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【レビュー】

内容(「BOOK」データベースより)

本書は、ビジネスの現場で欠かすことのできない「書く技術」を身につけるためのノウハウ書ですが、見本集としての要素も含んでいます。効果的なビジネス文章をつくるために考慮すべき七つの法則をあげて、文章作成に必要な考え方や情報の整理の仕方、文章構成のコツなどについて解説しました。

内容(「MARC」データベースより)

論理的・効果的な文章構成の仕方、読ませずに必要な情報をもれなく伝える工夫、読み手の予測に合わせた文章の書き方などをまとめ、豊富な例題とトレーニング形式で仕事に使える「書く・伝える技術」を伝授。


【目次】

基礎編

「書く技術」が身につけば、仕事の効率はもっと上がる!

 「読ませない文章」をいかに書くか
  文章の良し悪しがビジネスの成否を分ける
 「書く技術」を身につけ、コミュニケーション力を高める ほか

理論編

「書く技術」が驚くほどアップするビジネス・ライティング七つの法則

  まず、何を述べるかを書く
  全体の構成は、段落単位で検討する
  段落ごとに冒頭に要約文をおく ほか

実践編

パターンと手順を覚えて、実務の文章づくりにトライしよう

  ライティングは、この二つの型さえ覚えてしまえばOK
  ビジネスの文章は、この手順で書き上げる
  説得の文章―提案書をつくってみよう ほか




ビジネス文書で大事な点(1)


ビジネス文書を書く上でのポイント

〜誰が読んでも共通の認識が持てるように書く〜

ビジネス文書を書く上で、まずはおさえておくべきポイントとして、誰が読んでも、同じように伝わるように、わかりやすく書くことがあげられます。

これについて、多くの方が犯すミスとしては、社内文書では、問題なく伝わる専門用語などを、お客様宛の社外文書に使ってしまうということがあります。

また、社内文書でも、年齢や立場、部署によっては伝わらない言葉が、使われていることも考えられます。

ビジネス文書は、個人間の手紙やメールのやり取りとは異なり、(不)特定多数の人間が目を通すという側面を持っています。

今一度、その点、しっかりと考えてみられるとよいでしょう。



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